Per comprendere al meglio quali soggetti devono adeguarsi ad un corretto uso dei dati personali presenti in azienda è necessario capire cosa si intende per dato personale:
Sono tutte le informazioni che si riferiscono ad una persona fisica, giuridica, ente o associazione che permettono, anche indirettamente, di identificarla.
In sostanza è quindi possibile affermare che ogni azienda tratta dati personali, basti pensare ai dati dei propri dipendenti, dei fornitori, dei clienti.
È errore comune pensare che i soli soggetti a rientrare nella sfera della tutela della privacy siano quelli che trattano dati sensibili come studi medici, strutture ospedaliere o magari siti web che raccolgono informazioni personali quali carte di credito , indirizzi privati etc. In pratica invece non c'è nulla di più falso, in quanto è possibile entrare in possesso di dati personali anche solo emettendo una fattura , acquisendo nome , cognome e numero di telefono di un individuo o più semplicemente registrando la partita via di un azienda entriamo in possesso di dati che ci permettono indirettamente di individuare un soggetto. Ovviamente questo significa che tutte le aziende in un modo o nell'altro trattano dati personali , sensibili o comuni, e per questa ragione tutte le aziende dovrebbero attenersi a norme comportamentali per offrire una giusta garanzia della privacy.
Titolare, responsabili e incaricati
Gli attori che entrano in gioco quando si parla di privacy sono stabiliti in tre distinti soggetti:
Titolare del trattamento
Responsabile del trattamento
Incaricato al trattamento
Per TITOLARE del trattamento dei dati ci si riferisce alla persona fisica, persona giuridica, ente o associazione che tratta i dati ed è il soggetto chiamato ad attuare gli obblighi in materia di protezione del trattamento dei dati.
Per RESPONSABILE del trattamento si interdetta la figura nell'azienda che per comprovata capacità possa assolvere o coadiuvare il TITOLARE del trattamento dei dati. In un'azienda può esistere uno o più responsabili ed è possibile nominare responsabile anche una figura esterna alla società. È da sottolineare che la scelta di un responsabile è del tutto facoltativa.
Gli INCARICATI sono invece quelle figure che si occupano del trattamento dei dati vero e proprio. Gli incaricati sono, a mio giudizio, le figure più importanti nell'ambito del trattamento, perché alla fine è dato proprio a loro l'osservanza di precise regole per permettere all'azienda di lavorare nel pieno rispetto della normativa.
E' importante sapere che la sensibilità da parte delle persone sulla privacy , negli ultimi anni, è aumentata in maniera considerevole, questo ha prodotto come effetto un inasprimento delle sanzioni pecuniarie che vanno da € 6.000 fino ad un massimo di € 36.000 nel caso di omessa o inidonea informativa all'interessato , mentre per illecito trattamento in violazione delle misure minime di sicurezza oltre alle sanzioni di natura penale sono previste ammende che vanno da € 20.000 fino a un massimo di € 120.000.
Questo dovrebbe metterci sull'avviso che oggi la privacy è un argomento quanto mai attuale , che necessita delle giuste attenzioni e norme comportamentali, per non incorrere in sgradite sorprese, magari dovute a banali disattenzioni.
Ostacolo Privacy
Sentendo parlare di norme e regolamenti si potrebbe essere portati a pensare che l'adeguamento a questa normativa potrebbe essere di intralcio allo svolgimento delle normali attività lavorative, in realtà è vero il contrario.
Lavorare secondo quanto prescritto dalla normativa in materia di privacy non è solo un modo per proteggere i dati presenti in qualunque azienda, ma è anche un modo per sfruttare al meglio le risorse, spesso già presenti , che nella norma sono mal sfruttate.
Ci sono aziende che hanno server atti alla sola condivisione dei file da passare ai colleghi per essere lavorati senza essere a conoscenza della possibilità di condividere gli stessi garantendo diritti di accesso diversificati a seconda Dell' utilizzatore. Adeguarsi alla normativa in effetti produrrebbe uno sfruttamento completo delle risorse con un risparmio economico nel tempo dato da un corretto utilizzo delle potenzialità aziendali
Lo scopo che ci prefiggiamo di raggiungere con i nostri clienti non è solo quello di adeguare la loro attività ad una normativa bensì trasmettere un sistema di lavoro di facile assimilazione e di comprovata efficacia.
Con il tempo tutti i nostri clienti hanno ottimizzato le proprie risorse, trattando in maniera corretta ed efficace i dati in loro possesso, nel pieno rispetto della normativa ottenendo maggiore professionalità riducendo i costi e il tempo.